ZAMAN YÖNETİMİ

Din Öğretimi Genel Müdürlüğü KTS (Kalite Takip Sistemi) İlçe Faaliyetleri Kapsamında Okulumuz Öğretmenlerine Yönelik Konferans Salonunda 13.03.2020 Tarihinde Okul Müdürü Rıdvan YAMAN, Tarih Öğretmeni Mustafa ADAK ve Rehberlik Öğretmeni Kadir TAPUR Tarafından ZAMAN YÖNETİMİ Konulu Söyleşi Gerçekleştirildi. 

 

 

 

 

 

 

 

 

Söyleşide Doç.Dr Nezahat GÜÇLÜ' nün ZAMAN YÖNETİMİ ile ilgili Makalesi ve Prof.Dr Zeyyad SABUNCUOĞLU'nun ZAMAN TUZAKLARI ile ilgili makalesi üzerine müzakere yapıldı.

Tarih Öğretmenimiz Mustafa ADAK zamanın öneminden ve onu yönetebilmekten bahsettiği konuşmasında şunları söyledi:

Zaman paha biçilmez bir kaynaktır. Belirli bir ritimle amansızca akar gider. Geçen zamanı geri döndüremeyiz. Zaman demokratik bir şekilde paylaşılan bir kaynaktır.

Hepimizin günde 24 saati, her haftada yedi günü vardır. Zamanı satın alamayız, biriktiremeyiz, ödünç alamayız, çalamayız, hiç bir şekilde değiştiremeyiz.

Tek yapabileceğimiz sahip olduğumuz zamanı en iyi şekilde değerlendirmektir.

Zaman yönetimi aslında bir öz yönetimdir; yaşadığımız olayların kontrolünü sağlamaktır; bireyin kendisini yönlendirerek olayları yönetmesidir.

Yasadığımız olayların ne kadarı bizim istediğimiz gibi gerçekleşiyor? Ne kadarının oluşmasını biz belirleyebiliyoruz? Olayların meydana gelmesindeki etkilerimiz nelerdir?

Bütün bu soruların cevabi bizim zamanımızı yönetebilmedeki basarimizi göstermektedir.

 

Zamanı yönetmede Planlamanın önemine değindiği konuşmasında;

Zaman yönetiminde temel hedef, bireyin kendisini ve islerini yaşanan zaman süresi içinde istenen düzeyde planlamasıdır.

Gerçekten de zamanın  planlanması, en verimli biçimde kullanılması çeşitli sorunları engellemektedir.

Zaman planlamasının uygulanmasında başarılı olmak için dikkat edilecek hususlar şunlardır.

• Zor olandan kolay olana doğru isleri yapmak.

• İşleri planlanan güne ve saate göre yaparak, sürüncemede bırakmamak.

• Bir işi bitirmeden diğerine geçmemek.

• Eldeki ise tüm enerji ile sarılmak.

• Yaratıcılıkla ilgili faaliyetler için zaman ayırmak.

• Rutin islerden kaçınmak.

• Gereksiz ayrıntılardan uzak durmak.

• Toplantılarda gündemi kullanmak.

• Toplantıları zamanla sınırlamak.

• Engellenmeden çalışabilecek saatleri belirlemek.

• Çalışmayı engelleyen faktörleri saptayarak ve bunları ortadan kaldırmak için

önlemler almak.

• İş paylaşabilecek eleman yetiştirmek.

Okul Müdürü Rıdvan YAMAN zaman tuzaklarına değindi. Bu konuda şunları söyledi:

Zaman Tuzakları

Zaman yönetiminde üzerinde önemle durulan konulardan birisi "zaman

tuzakları" ya da "zaman yok edicileri" dir. Zaman tuzakları, zamanı kullanma

açısından karşılaşılan engeller ya da kesintilerin varlığıdır. Bunlar, sosyal ilişkiler,

kişişel ve kültürel özelliklerden kaynaklanabilir. Zaman tuzakları şöyle

sıralanabilir:

Gereksiz ziyaretçiler

Her işi bizzat, yapmaya kalkmak

Amaçsız toplantılar,

Hayır demesini bilmemek, Krizler, yeteneksiz astlar,

Telefon görüşmeleri, 

Düzensizlik,

Birden fazla isle uğraşma 

Disiplinsizlik, 

Yazışmalar, Ziyaretçiler,

yetki devretmemek

Uygun olmayan iş ortamı,

Başkalarına yetki devretmemek ama sorumluluk vermek,

Yetersiz denetim 

Anlatılanları dinlememek...

Okul Müdürümüz Rıdvan YAMAN ;
Zaman tuzaklarını azaltmak için yapılacak işlerin planlanması ve önceliklerin

belirlenmesi gerekir.

Bir etkinliğin önemi, getirdiği sonuçla doğru orantılıdır. Eğer bir etkinlik sizin temel ilkelerinize, bu ilkeler üzerine kurulu değerlerinize, yasam

felsefenize ilişkin sonuca götürüyorsa, doğal olarak onun önem derecesi artar.

Acile hemen tepkide bulunuruz. ihmal edemeyiz. Yapılması gerekir.

Önemli olanlar ise, belirgin olarak hemen görülmezler. Kendi girişimimizle bizce önemli

işlere zaman ayırmamız ve sonuca gitmemiz, fırsatlar yaratıp değerlendirmemiz

gerekir.

Düşük Değerli 10 Etkinlik:

1. Başkalarının yapmanızı istediği şeyler.

2. Her zaman ayni şekilde yapılan şeyler.

3. Yapmakta olağandışı olamadığınız şeyler.

4. Yapmaktan hoşlanmadığınız şeyler.

5. Her zaman kesintiye uğrayan şeyler.

6. Başka çok az kişinin ilgilendiği şeyler.

7. Şimdiden, başlangıçta beklediğinizin iki kati zaman almış şeyler.

8. Birlikte çalıştığınız kişilerin güvenilmez ya da kalitesiz olduşu işler.

9. Öngörülebilir bir döngüsü olan şeyler.

10. Telefonu cevaplamak.

Yüksek Değerli 10 Etkinlik:

1. Yasamdaki genel amacınıza hizmet eden şeyler.

2. Her zaman yapmak istemiş olduğunuz şeyler.

3. Zamanın sonuçlarla 20/80 ilişkisinde olduğu şeyler.

4. Gerek duyulan zamanı azaltmayı ve/veya sonuçların kalitesini yükseltmeyi

vaat eden şeyleri yapmanın yenilikçi yolları.

5. Başkalarının size yapılamayacağını söylediği şeyler.

6. Diğer insanların başka bir alanda başarıyla yapmış oldukları şeyler.

7. Kendi yaratıcılığınızın ise yaradığı şeyler.

8. Kaliteli is arkadaşları ile yapılan herhangi bir şey.

9. Ya simdi yapılması gereken ya da hiç yapılamayacak olan şeyler.

Yüksek değerli etkinliklere zaman harcayabilmemiz için, düşük değerli

etkinliklerden vazgeçmemiz gerekir. Dedi.

Rehberlik Öğretmeni Kadir Tapur ise konuşmasında zaman yönetimi yaklaşımlarını ele aldı. Şunları söyledi:

1-Kendini Toparlama Yaklaşımı (Düzen):

Bu yaklaşım, zaman yönetiminde ortaya çıkan sorunların büyük bir kısmının hayatımızdaki düzensizlikten

kaynaklandığını iddia eder. Çoğunlukla istediğimiz şeyi aradığımız anda bulamayız. Sürekli olarak bir şeyler arada kaynayıp gider. Çoğu kez cevap sistemde yatar: Dosyalama, gelen-giden evraklar, hatırlatma ve veri tabanı sistemlerinde. Bu sistemler genellikle üç alandaki düzenleme üzerinde odaklanır:

• Nesneleri düzenlemek. Anahtarlardan bilgisayar ekranlarına, dosyalama

Sistemlerinden evrak depolarına, büro alanından mutfak alanına kadar her

şeye çeki düzen vermek.

• Görevleri düzenlemek. Basit listelerden karmaşık planlama tablolarına ve

proje yönetim yazılımlarına kadar çeşitli araçlar kullanarak, "yapılacak isleri"

bir düzene ve sıraya sokmak.

• insanları düzenlemek. Gerek kendinizin gerekse başkalarının yapabileceği

isleri tanımlamak, yetki devretmek, olup bitenlere hakim olmak için izleme

sistemleri yaratmak.

2-Savasçi Yaklaşım (Hayatta Kalma ve Bağımsız Üretim):

Savaşçı yaklaşım, kendine ayrılan zamanın korunması ve üretim üzerinde odaklanır. Aşağıdaki gibi

güçlü teknikleri içerir.

• Kendini Yalıtmak. Sekreteri devreye sokmak, kapıları kapatmak, tele

sekreter kullanmak, anlamsız iletişimleri reddetmek.

• Yalnız Kalmak. Rahatsız edilmemek için yalnız kalınabilecek bir yere

çekilmek.

• Yetki Devretmek. Daha etkili islere zaman ayırabilmek için başkalarına

görev vermek.

3-Hedef Yaklaşımı:

Hedef yaklaşımı temelde, "Ne istediğini bil ve başarmak için çaba harca", der. Uzun, orta, kısa vadeli planlama, hedef saptama, gözünde

canlandırma, kendini motive etme ve olumlu bir düşünce tarzı yaratma gibi teknikler içerir.

4-ABC Yaklaşımı (Önceliklerin Sıralanması ve Değerlerin Belirlenmesi):

ABC Yaklaşımı, "İstediğinizi yapabilirsiniz, ama her şeyi yapamazsınız", der. Hedef Yaklaşımından esinlenir ve buna önemli bir kavram olan ardışıklığı ekler.

"Çabalarınızı öncelikle, en önemli isleriniz üzerinde yoğunlaştırın." Değerlerin açıklığa kavuşturulması ve görev sıralaması gibi teknikler içerir.

5-Sihirli Araç Yaklaşımı (Teknoloji): Bu yaklaşım, doğru aracın (doğru takvimin, doğru planlamanın, doğru bilgisayar programının, doğru bilgisayarın)

bize yasam kalitesi yaratma gücünü vereceği varsayımına dayalıdır. Bu araçlar gerçekten de öncelikleri izlememize, isleri planlamamıza ve ana bilgiye rahatça

ulaşmamıza yardımcı olur. Temelde, sistem ve yapıların daha etkili olabilmemiz için bize yârdim edeceğini varsayar.

6-Zaman Yönetimi 101 Yaklaşımı (Beceriler):

Bu yaklaşım, zaman  yönetiminin temelde muhasebe ya da kelime işlem gibi bir beceri olduğu

paradigmasına dayalıdır ve günümüz dünyasında etkili olabilmek için, su tür becerilerde uzmanlaşmamız gerektiğini söyler:

• Bir planlayıcı ya da randevu defteri kullanma.

• "Yapılacak isler" listesi oluşturma.

• Hedef belirleme.

• Yetki devretme.

• Planlama.

• Öncelikleri sıralama.

7-"Kendini Akıntıya Bırak" Yaklaşımı (Uyum ve Doğal Ritimler):

Bu yaklaşım, geleneksel zaman yönetimine göre, zaman ve yasam hakkında bir dizi

farklı varsayım üretir. Temelindeki paradigmaya göre, "akıntıya kapılmayı öğrenip yasamın doğal ritmine dönmek, yaşantımızda bulunan kendiliğindenliğe ve beklenmedik fırsatlara yol açacaktır.

8-iyileştirme Yaklaşımı (Öz bilinç): Bu yaklaşımın temel paradigmasına göre, kendi amacına aykırı ya da işlevsiz zaman yönetimi davranışları seklinde kendini

gösteren çevre, kalıtım, senaryolar ve diğer etkilerin sonucunda, ruh dünyasında temel eksiklikler oluşmaktadır.

Sonuç olarak;

Zamanı ve kendimizi yönetmenin temelinde kişisel ve profesyonel önceliklerin belirlenmesi ve tüm düzenlemelerin bunlara göre yapılması vardır.

Zamanımızı kontrol altında tutmak için gözümüzü saatten ayırıp islerimize ve önceliklerimize odaklanmalıyız. Bu daha uzun süre ve daha çok çalışmak

anlamına gelmez; daha sistematik bir biçimde çalışmak demektir.

Zamanı ve çabayı daha zekice ayarlamak anlamına gelir. Açık hedefler belirleyip bunlara  ulaşmak için çabalamak anlamına gelir.

O halde kaygılanmamız gereken, zamanın yetersizliği değil, zamanın büyük bölümünün düşük nitelikli biçimde harcanması eğilimidir.

Hızlanmak ya da zamanı daha verimli kullanmamız bize yardımcı olmayacaktır; aslında bu düşünüş biçimleri çözüm olmaktan çok kendileri sorundur.